[ Fabiana Nemet ]
Advogada. Professora especialista e consultora de Direito de Informática/software

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Evoluir é preciso - A substituição do papel pela excelência de um sistema eletrônico

Assim como o histórico do Judiciário brasileiro, muitas empresas, sendo elas estatais ou privadas, possuem um sistema arcaico devido ao número gigantesco de papéis. São arquivos e mais arquivos organizados, porém não estruturados. Apenas uma parte das informações está na rede, como, por exemplo, o andamento do negócio, os prazos, custos, pagamentos etc., mas não há uma sistemática adequada a fim de armazenar esses documentos, tampouco todo o andamento da empresa. No entanto, os gastos habituais são muito elevados, a princípio pela própria matéria prima utilizada no papel, esboçando o custeio com novos escritórios, depósitos e equipamentos, até às dificuldades de produtividade no dia a dia, devido à agilidade escassa_ escassez esta proporcionada pela falta de metodologia necessária, responsável por um péssimo controle dos documentos.

 O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) gerencia de forma digital todo esse volume de documentos. Usado nos países de primeiro mundo, vira consciência nas empresas brasileiras devido ao seu controle preciso em relação a toda e qualquer informação da empresa. Pois, com a implantação de um software não mais haverá necessidade de imprimir informações diárias, mensais ou anuais. Contudo, localização de projetos enviados por e-mail, dados estratégicos e a recuperação de demais documentos, por exemplo, serão rapidamente executados com nitidez e segurança. Conforme pesquisas recentes do Cenadem(Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação), há em média 1 mil empresas e organismos governamentais que utilizam esses sistemas no Brasil. De 270 empresas pesquisadas, 27% desejam implantá-los. Há um crescimento anual de 47% já vinculadas à automatização. 

Em virtude das novas exigências legais, cresce a necessidade de implantação de software que vão manter um controle regrado e ágil dos registros, isto é, demonstrando todo o controle dos riscos de operação. Podemos relacionar à gestão documental_ que é parte integrante do GED, tudo aquilo que diz respeito ao funcionamento da empresa, gerenciando eletronicamente os documentos, o processo de gestão documental, o desenvolvimento do fluxo de aprovação de documentos e o processamento de formulários eletrônicos, bem como o controle de estoque, cadastro de pedido e orçamentos, cadastro de clientes e funcionários, pagamentos, armazenamento de projetos, controle de usuários etc. Ficará tudo armazenado de modo eletrônico, total ou parcialmente, de acordo com o desejo de cada empresa.

Para isto, há software dos mais básicos aos mais complexos; todavia, na hora da escolha, é crucial que seja levado em conta as pecularidades da empresa; pois lembre-se que tudo é documento, e todo documento tem que estar ao alcance do diretor de negócio, do gerente de vendas ou marketing, do analista de TI e do presidente da empresa, de forma precisa e segura. 

De acordo com o engenheiro de sistemas Fabio Miraflores Nemet-DBA - Administrador de Banco de Dados, Analista – Consultor e Gerente de Projeto de  Sistemas Sênior do Portal Nemetsoft, e com o departamento de pesquisas da Nemetsoft Administration For System e sua Equipe de Marketing & Bastidores de Informações e Reportagens _  Henri Tabalipa (EUA), Juliano de Castro Simion, Simone Ricciopo de Albuquerque, Maria Luiza Soutto Jardim, Lúcia E. Gomes, Mariano Marques de Almeida, Roberta Anaoka Matarazzo, Laurio Simões, Sumaia H. Nadin, Saul Dayer, Hector Manuelo Biñon (Espanha) _  não somente as empresas no Brasil e no exterior_ com operações de serviços de offshore-outsourcing _ mas os profissionais liberais, principalmente dentistas, médicos e advogados, estão aderindo à automatização em seus consultórios e escritórios, o que gera aumento de produtividade e redução de custos, devido à acessibilidade aos documentos.

Um outro ponto estratégico é a sofisticação do trabalho e satisfação do cliente e/ou paciente, primordialmente nos software odontológicos, por exemplo, onde o paciente acompanha o tratamento diretamente pela tela do computador instalado no consultório, evitando guias de papel e facilitando o entendimento em relação ao trabalho que está sendo realizado.   Grandes usuários desses sistemas: Governo Federal, Tribunais, Operadoras de Telecom e as Siderúrgicas.

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