[ Fabiana Nemet ]
Advogada. Professora especialista e consultora de Direito de Informática/software

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A Política de Gestão Perfeita e o fim do choque cultural

Quando falamos em choque cultural, estamos fazendo referência aos “costumes” propriamente ditos. Tirar pedidos “à mão” é prática comum entre muitos vendedores; mas à partir do momento em que a empresa se automatiza, tudo se torna mais prático e sofisticado para a equipe. Mas o que muitos não assimilam a primeira vista é a questão crucial da praticidade que, por vias de fato, após um período de adaptação, é o que mais lhes interessará. No entanto, antes desse período, poderá haver uma certa resistência até mesmo em conhecer o sistema_ devido ao próprio medo em que um computador pode proporcionar à alguns. Mas após perceberem que o “bicho de sete cabeças” não se passara de um mito, darão início ao uso do sistema como um todo na vida profissional_ que lhes favorecerá em todos os sentidos. Concretiza-se então a tal mudança cultural, tarefa contínua nas empresas brasileiras nos últimos seis anos.

Mais de 50% das empresas de grande porte ainda passam por essas modificações em relação aos CIOs; pois da mesma forma em que um vendedor_ portando uma imensidão de conhecimentos técnicos_ resiste à essas mudanças por mera questão cultural, um diretor também poderá demonstrar a mesma resistência seja qual for o seu departamento, na mesma intensidade e com os mesmos dogmas. Muitos, por não saberem do surgimento das leis específicas, não sabem da importância do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) como um software necessário para organizar todas as informações da empresa_ o que o torna um diferencial competitivo no mercado, primordialmente por atender às exigências legais. Desconhecem também as necessidades de ECM (Enterprise Content Management), que será integrada junto ao GED, formando um único sistema responsável por todas as informações da empresa, documentos e conteúdos em formatos distintos; favorecendo a captação, o gerenciamento e a distribuição, bem como o armazenamento e a preservação dos arquivos. Contudo, podemos ver que o software é responsável simplesmente por todo o andamento da empresa, com novos resultados a cada dia. Daí, percebe-se então a incompatibilidade cultural entre a perfeição de um sistema e os costumes de muitos CIOs, e a preciosidade de mudanças desse perfil.

 Segundo os especialistas, não há maneira de se concretizar essas mudanças senão o treinamento específico, mas não diretamente com o software e o scanner, e sim através de um “cronograma físico de implementação”, diz Fabio Miraflores Nemet-DBA - Administrador de Banco de Dados, Analista – Consultor e Gerente de Projeto de  Sistemas Sênior do Portal Nemetsoft. Para um projeto assertivo, primeiramente será feito uma integração de sistemas entre departamentos, associando o GED ao core business da empresa_ infelizmente, há muitas soluções individuais para cada departamento; pois o fato de serem individuais traz uma infinidade de dificuldades e prejuízos, devido a falta de agilidade e eficácia, no momento em que há necessidade de recuperar informações com extrema urgência em banco de dados distintos. Tem que haver uma integração primordialmente com o RH da empresa, envolvendo os CIOs_ como responsáveis pela área de negócios, e os usuários_ que vão usar o respectivo sistema, desenvolvendo a ciência da informação entre eles.  Depois, o CIO fará um business plan_ analisa as áreas de maior retorno. Desenvolverá um mapeamento de todo o processo, isto é, levantando todas as informações existentes na empresa; estando ou não em um outro banco de dados_ mesmo as que estão em papéis empilhados em gavetas ou organizadas em arquivos. O fato é que agora estarão estruturadas. Esta é a importância da política de gestão documental que, necessariamente, será desenvolvida neste mapeamento. É interessante que o CIO estipule um tempo determinado para manter esses documentos em arquivos, bem como a maneira de arquivá-los. Agora, será feito então o cadastro de produtos e fornecedores e/ou tantos outros processos de negócios que o GED vai atender dentro desta empresa, e assim será tudo automatizado através de um único software, com um único banco de dados. Neste momento, o CIO já tem a percepção ideal de modificação que o GED gerou no seu trabalho, sendo o aumento da produtividade, benefícios mais tangíveis, maior uptime e grande diminuição de custos em determinados serviços.

Entretanto, o próximo passo é modificar a cultura do usuário final, conscientizando-o das mudanças benéficas que o GED proporcionará e resultará em seu trabalho. Isto será feito através de palestras, mostrando a importância do projeto e sua relação com a respectiva função de cada usuário. Depois será realizado o treinamento da equipe, mostrando a metodologia do software para manter os documentos, bem como armazená-los_ por exemplo, as informações digitais recebidas por e-mail de qualquer parte do mundo_ e usar o software em suas demais funções.

Ressurge um novo CIO com sua nova equipe, preparados para o mundo do GED, adaptados ao workflow do sistema e com uma visão futurística. O restante é com o consultor de software_ prestador de serviços responsável pela programação do GED_ que vende um pacote com licença de uso e de manutenção mensal, mais do que necessário para as atualizações do programa e futuras versões.  

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